Sobre estas cuestiones, acabo de ver un listado de Recomendaciones de Javier Ribas (PWC) sobre el uso de la mensajería corporativa.
- Establezca unas normas de uso del correo electrónico orientadas a un uso eficiente y responsable de este recurso corporativo.
- Publique estas normas y cree evidencias de su difusión, si es posible, mediante la aceptación expresa de las mismas por parte de los usuarios.
- Incluya en estas normas las obligaciones del usuario respecto a la información confidencial, la protección de la propiedad intelectual y los datos personales.
- Advierta a los usuarios sobre la posibilidad de que el correo electrónico sea monitorizado, almacenado y en caso de infracción, utilizado como prueba en eventuales reclamaciones.
- Advierta a los usuarios sobre la posibilidad de que sus mensajes sean utilizados por clientes o proveedores como prueba de un incumplimiento contractual.
- Ofrezca formación a los usuarios sobre un uso adecuado y eficiente del correo electrónico.
- Establezca un protocolo de actuación que prevea las acciones a realizar en el caso de que se detecte una posible infracción.