En 2005 publiqué un artículo sobre el uso del correo electrónico en la empresa (
Empleo del correo electrónico en las PYMES como herramienta de comunicación y gestión del conocimiento,
Universia Business Review, 5). Fundamentalmente exponía las posibilidades de esta herramienta tan extendida y versátil pero, a su vez, alertaba sobre las precauciones que han de tomarse para evitar usos indeseados.
Sobre estas cuestiones, acabo de ver un listado de Recomendaciones de Javier Ribas (PWC) sobre el uso de la mensajería corporativa.
- Establezca unas normas de uso del correo electrónico orientadas a un uso eficiente y responsable de este recurso corporativo.
- Publique estas normas y cree evidencias de su difusión, si es posible, mediante la aceptación expresa de las mismas por parte de los usuarios.
- Incluya en estas normas las obligaciones del usuario respecto a la información confidencial, la protección de la propiedad intelectual y los datos personales.
- Advierta a los usuarios sobre la posibilidad de que el correo electrónico sea monitorizado, almacenado y en caso de infracción, utilizado como prueba en eventuales reclamaciones.
- Advierta a los usuarios sobre la posibilidad de que sus mensajes sean utilizados por clientes o proveedores como prueba de un incumplimiento contractual.
- Ofrezca formación a los usuarios sobre un uso adecuado y eficiente del correo electrónico.
- Establezca un protocolo de actuación que prevea las acciones a realizar en el caso de que se detecte una posible infracción.
Todos sabemos las posibilidades que las nuevas tecnologías nos ofrecen para estar informado, aprender y compartir. El correo electrónico es un medio muy rápido y conocido, es muy útil, pero también hay otras herramientas de gran interés por permitir llegar a mucha más gente y por la riqueza que permite. Esta entrada la dedico a ofreceros mi visión y experiencia en lo que he llamado las Presentaciones Virtuales. Predicando con un ejemplo, reviso las posibilidades que tenemos para presentar vídeos y presentaciones sincronizados. Todo lo explico en el enlace de abajo. Estaría bien que a través de los comentarios intercambiemos información y experiencias sobre este tipo de herramientas.
